تشمل هذه الاستشارة على اعداد إجراءات العمل للمؤسسة/ الشركة، وهي مجموعة من الخطوات التي يتبعها الموظفون لإنجاز عمل معين أو الحصول على خدمة ما كما أنها تعد بمثابة عناصر رقابية مساعدة للإدارة لإبراز مدى كفاءة أداء العاملين ومدى سرعة وسهولة تقديم الخدمة للعملاء، ولا يكون ذلك إلا إذا كانت الإجراءات مبسطة وغير معقدة.
مفهوم الإجراء:
– تقوم إدارات الشركات والمؤسسات بأنواع متعددة من العمليات والأعمال الكتابية لأجل إنجاز معاملاتها.
– يطلق على هذه الإجراءات عدة مسميات وهي إجراءات العمل أو طرق وأساليب العمل، أو روتين العمل.
-تكون على شكل خطوات متسلسلة: الخطوة الأولى ، تليها الخطوة الثانية وهكذا، إلى أن تصل المعاملة إلى الخطوة الأخيرة من خطواتها المحددة لها حيث تنتهي إجراءات المعاملة.
– تتكون من سلسلة عمليات كتابية، يشترك فيها عدد من الموظفين في إدارة ما، أو في عدة إدارات، وتصمم لأجل التأكد من أن العمليات المتكررة تعالج بطريقة موحدة.
– ترسخ ثقافة المنظمة وكيفية تجاوبها مع متطلبات عملاؤها وخدمتهم وهو ما قد يميزها عن غيرها.
– هي ليست فقط مجرد تعليمات مكتوبة بل هي وسيلة لمساعدة المنظمة على ثبات الأداء على مدار فترات زمنية طويلة وترسيخ مبدأ التحسين المستمر، وتحويل المعرفة الضمنية والخبرة لدى موظفيها إلى معلومات موثقة ومشاركتها بين العاملين وإيجاد حالة من التفرد والإبداع لدى الشركة في التميز في أعمالها.
خدمة تحديد الغرض من الإجراء ومن المسؤول عن العمليات:
كتابة إجراءات العمل وصياغتها هي عملية إعداد تعليمات مكتوبة تصف كيفية القيام بمهمة روتينية; متى؟ أين؟ من؟ ومن المعروف أن أي خدمة أو منتج تقدمها منظمة لعملاتها مهما كان حجمها أو طبيعة عملها هي في النهاية نتيجة تنفيذ مجموعة من الإجراءات داخل المنظمة بواسطة موظفيها.
تقع المسؤولية عن إجراءات التشغيل بالمنظمة على عاتق الإدارة والمسؤولة عن التأكد من وجود إجراءات العمل والتشغيل القياسية “الموحدة”، والموافقة عليها ومن الضروري إشراك جميع الموظفين في إعداد إجراءات العمل والتشغيل القياسية “الموحدة” ولا سيما الموظفين المكلفين بالأعمال والمهام اليومية، ويجب أن يتم تسجيل تاريخ بدء تطبيق إجراءات العمل، بحيث تكون جميع الإجراءات سارية من هذا التاريخ.
